어떠한 문제의 해결하는데만 집중하고 그 문제의 해결방법 노하우를 쌓는 노력이 부족하다

문제의 해결과 동시에
노력한 중간 과정들을 날려 버리는 경우가 많다

프로그래밍 시에는 이래저래 해본 시도중에 축적해 놓을만한 노하우도 금새 잊어버린다

다음에 같은문제를 만나면..
그것은 이미 나에게 문제가 아니어야 하는데 문제로 다가온다

중간과정
해법
도구를 정리해야 한다

아웃룩 Outlook으로 할 일 처리하기 (번역)

이 글을 원문 작성자의 동의를 얻어 번역하였습니다. 단, 번역은 부족한 번역 실력에 의한 완전한 의역일 수 있습니다.

 

http://davidhcma.wordpress.com/2014/02/10/how-i-get-things-done-in-outlook/

 

나는 큰 회사에서 일을 하고 있다. 많은 큰 회사들이 Outlook 을 사용하는데 추가적인 소프트웨어를 설치하는 데에는 좀 엄격하다. 이 말은 Outlook 에도 기타 유용한 플러그 인을 설치하는 것은 어렵다는 뜻이다. 나는 할 일 관리 체계를 정립해서 나의 집중력을 유지함과 동시에 효율성을 증대시키고자 노력을 했다.

 

결론은 간단했다. Outlook 을 사용한다. Outlook 을 충분히 사용한다.

 

Outlook 은 많은 MS의 제품과 같이 복잡한 점이 많은 경우에서 특히 강력하다. Gmail 과 비교하는 것은 많은 사람들이 싫어하다. Gmail은 그 기능이 충분히 만족스럽다. 그에 반해 Outlook 은 더 복잡하지만 그러나 모든 업무상의 일을 효율적으로 관리 할 수 있도록 해준다. 또한 이것은 업무상의 가장 많이 사용되는 Email 프로그램이기도 하다 (나는 많은 사람들이 사용하지 않는 Gmail의 플러그 인은 무시할 거이고 Outlook 도 마찬가지로 플러그인의 사용은 배제하려고 한다.)

나에게 좋은 시스템이란 다음의 주요 핵심 요소는 다음과 같다.

빨라야 한다. 나는 많은 “시간 관리 시스템”을 싫어한다. 그것들은 매우 관리하기 힘들다. 좋은 시스템이란 그것을 사용하지 않을 때보다 더 빠른  일처리를 지원해야 한다.

편해야 한다. VB 스크립트등 코딩을 안 해야 한다. 물론 복잡하지도 않아야 한다. 가볍고 간결해야 한다.

Outlook 의 기본기능으로 작동 되어야 한다. 매우 좋은 기타 플러그인들이 많이 있다. 그러나 아마 그것을 회사에서 사용할 수 있게 해주지 않는다면 그것은 선택 사항이 아니다.

개요

나는 David Allen의 Getting Things Done 책과 그 철학을 좋아한다. 그의 처리 방법은 2가지를 기본으로 한다. 뇌를 무엇인가를 결정을 하는데만 사용하고 기억을 하는데 사용하지는 않는 것이다. 모든 것을을 ‘inbox’ 에 넣고 최대한 빨리 분류/기억 상자로 옮기자.

 

나는 Outlook 과 기타 이메일 시스템이 이것을 할 수 없다고 말하는 많은 사람들과 논쟁했었다. 그들은 거의 수집한 모든 정보를 한 장소로 모으지만 그들이 언젠가 해야할 대상들을 모아놓는 위치로는 옮기지 않는다. 많은 사람들은 다음에 그것을 다시 확인하기 위해서 “읽지 않음” 기능을 사용한다. (메일을 읽고 나서 “읽지 않음” 플래그를 달아 놓는다.)

“읽지 않음” 플래그는 다음과 같은 문제가 있다.

1. 그것은 읽었는데 담당할 일이 아니라고 생각하는 것과 해야 하는 일인데 단지 안 읽은 일인지를 구별짓지 못한다.

2. “읽지 않음” 표시를 해야 할 많은 일들을 매번 읽게 되고 이것은 매번 읽지 않은 표시를 해야 하는데 이것을 잊게 되면 “할 일”도 잊게 된다.

3. 아웃룩 설정에 따라서는 미리 보기 화면에서 읽어서 처리한 일이 “읽음” 으로 변경되지 않을 수도 있다.

4. “언제” 그 일을 처리 하기 시작했는지 알 수 없다.

5. “무엇을” 도 모르고 “누가” “어디서” “어떻게” “왜” 등도 알 수 없다.

.. (번역 생략)

방법과 처리

나는 3개의 아웃룩의 기능을 할 일 관리를 위해 사용하낟. 나는 또한 매우 간단한 분류방법을 상요한다.

범주 – 아웃룩은 사용자가 설정할 수 있는 범주를 지원한다. 그리고 많은 범주를 이메일과 / 작업 / 일정 에서 공유해서 사용할 수 있다.

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추가 작업 – 이 기능은 이메일을 “할 일”로 전환시킬 수 있다. 몇 가지 선택 가능한 기본 기능이 있다. 오늘, 내일, 이번 주, 다음 주, 이번 달, 다음 달 또는 사용자 일정으로 선택할 수 있다. (사용자 일정은 타이핑 할 게 많아서 피하는 편이다.)

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빠른 단계 – 이것은 모든 것의 핵심이다. 빠른 단계는 매크로와 같다. 그것은 버튼을 누르는 간단한 동작만으로 많은 것을 한다.

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나는 내가 받은 이메일들에 대해서 다음과 같은 조건으로 분류한다.

invoice 송장이 첨부되어 있고 지불해야 하는 메일

월말이나 납입 주기 별로 요청이 오는 메일

나의 협업자들에게 요청 하는 내용들

나 스스로 해결해야 하는 내용들

나 상사와 공유해야 하는 내용

읽어야 할 것. 그러나 “할 일”은 하나도 없는 것 들 – 이 경우 나는 이것을 future reference 로 태깅한다.

이것은 완벽한 리스트는 아니다. 또한 내가 만든 프로시저의 모든 리스트는 아니지만 공유하고자 하는 것들이다

 

다음은 첫번째 예제로 볼 내용이다.

1. 이메일과 첨부파일을 특정 사람에게 포워딩 한다.

2. 포워딩한 이메일을 추가작업을 위한 플래그를 단다.

3. 이메일을 누구에게 포워딩해서 일처리를 위임했는지를 알기위해 특정 범주에 포함시킨다

4. 받은 편지함에서 더 이상 보이지 않게 한다.

이상적으로는 내가 업무지시한 사람과 함께 일처리 하기 위해 플래그를 단 것들 모두 시각적으로 보기를 원한다. 예를 들어서 주간보고 때에는 내 상사에게 상사와 관련된 모든 일들을 놓치지 않고 말했으면 좋겠다. 이 방법은 이러한 것들을 잊지 않게 해 준다.

 

첫번째로는 범주를 만든다. – 나의 동료들에 대한 것, 상사에 대한것, 상사의 상사에 대한 것이다. 아마 당신은 이러한 것을 바꾸고 싶을 것이다. 이것은 단지 내가 설정한 것을 쓴 것이다.

 

나는 4명의 동료가 있다. – 프레드, 윌마, 버니 그리고 베티다. 내 상사는 슬레이트고 그의 상사는 페블스다. MS 제품에는 !로 시작하는 이름이 항상 맨 위에 나온다는 트릭을 이용했다. 나는 다음과 같이 범주를 만들었다. !프레드 !윌마.. !슬레이트 !페블스. 빠른 단계 기능을 만들기 전에 다음과 같은 범주를 만들어 둔다.

 

범주를 어떻게 만드는가.

 

리본 메뉴에서 범주 버튼이 있다. 홈 메뉴 (리본)에 있다.

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이어서 계속..